- Introducción
EXCEL AUTOMOTRIZ, establece la presente política con el propósito de brindar las directrices generales asociadas al tratamiento de los datos personales, cumpliendo con los lineamientos emitidos por los entes de control y demás entidades regulatorias, relacionadas con el correcto uso de los datos que reposan en sus bases de datos. - Objetivo
Establecer los criterios bajo los cuales se realiza el tratamiento de los datos personales que reposan en las bases de datos, archivos físicos y/o digitales de EXCEL AUTOMOTRIZ. - Alcance del documento
La Política de Tratamiento de Datos Personales establece el manejo, disposiciones generales y específicas de los datos personales que se recolectan en el marco de nuestras actividades; así mismo, establece los derechos que tienen los titulares de la información y los mecanismos que se han dispuesto para que los usuarios puedan ejercer su derecho al buen uso de sus datos.
Esta Política es obligatoria, y por lo tanto de forzoso cumplimiento para todos(as) los(as) sus clientes, colaboradores, proveedores, prospectos clientes, candidatos y por los usuarios que navegan a través del sitio web y los diferentes canales de servicios habilitados por EXCEL AUTOMOTRIZ. - Definiciones
A. Aviso de privacidad: documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, puesto a disposición del titular para comunicar la información relativa a la existencia de las Políticas de Tratamiento de Datos Personales que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a dichos datos personales
B. Base de datos de información personal: conjunto ordenado de datos de cualquier naturaleza, cualquiera que sea la forma o modalidad de su creación, organización o almacenamiento, que permite relacionar los datos entre sí, así como realizar cualquier tipo de tratamiento o transmisión de estos por parte de su custodio.
C. Consentimiento: Manifestación de la voluntad del titular de los datos, mediante la cual se efectúa el tratamiento de estos. De acuerdo al principio de licitud, el consentimiento deberá ser previo, informado e inequívoco del titular del dato.
D. Conducta inequívoca: aquellas acciones que no admiten duda o equivocación del titular del dato que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización.
E. Custodio de la base de datos: persona natural o jurídica, de derecho público o privado, lucrativo o no, que actúa a nombre o por cuenta del responsable del tratamiento y le compete la custodia y conservación de la base de datos.
F. Dato biométrico: datos personales obtenidos a partir de un tratamiento técnico específico, relativos a las características físicas, fisiológicas o conductuales de una persona natural que permitan o confirman la identificación única de dicha persona.
G. Dato personal o información personal: cualquier información concerniente a personas naturales que las identifica o las hace identificables.
H. Datos confidenciales: aquellos datos que por su naturaleza no deben ser de conocimiento público o de terceros no autorizados, incluyendo aquellos que estén protegidos por ley, por acuerdos de confidencialidad o no divulgación, a fin de salvaguardar la información. En los casos de la administración pública, son aquellos datos cuyo tratamiento está limitado para fines de la administración, o si se cuenta con el consentimiento expreso, sin perjuicio de lo dispuesto por leyes especiales o por las normativas que las desarrolle. Los datos confidenciales siempre serán de acceso restringido.
I. Destinatario: persona natural o jurídica, autoridad pública, servicio u organismo al que se transfiere los datos personales.
J. Fuente accesible: bases de datos que no sean de acceso restringido o contengan reserva alguna a consultas, o que sean de acceso público como las publicaciones estatales de carácter oficial, los medios de comunicación, los directorios telefónicos y la lista de personas que pertenecen a un grupo de profesionales que contengan únicamente nombre, título o profesión, actividad, dirección laboral o comercial, al igual que información que indique su pertenencia a organismos.
K. Dato sensible: aquél que se refiera a la intimidad de su titular, o cuya utilización indebida pueda dar origen a discriminación o conlleve un riesgo grave para este. De manera enunciativa, se consideran sensibles los datos personales que puedan revelar aspectos como origen racial o étnico; creencias o convicciones religiosas, filosóficas y morales, afiliación sindical, opiniones políticas, datos relativos a la salud, a la vida, a la preferencia u orientación sexual, datos genéticos o datos biométricos, entre otros sujetos a regulación y dirigidos a identificar de manera unívoca a una persona natural.
L. Derechos ARCO: derechos irrenunciables básicos de los titulares de los datos personales e identificados como: derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición
M. Destinatario: persona natural o jurídica, autoridad pública, servicio u organismo al que se transfiere los datos personales.
N. Ejercicio de derechos: reclamo o solicitud asociada a la protección de un derecho de un titular de datos personales.
O. Responsable del tratamiento: persona natural o jurídica, de derecho público o privado, lucrativa o no, que le corresponde las decisiones relacionadas con el tratamiento de los datos y que determina los fines, medios y alcance, así como cuestiones relacionadas con estos.
P. Titular de los datos: persona natural a la que se refieren los datos.
Q. Transferencia de datos: dar a conocer, divulgar, comunicar, intercambiar y/o transferir de cualquier forma y por cualquier medio, de un punto a otro, intra o extrafronterizo, los datos a personas naturales o jurídicas distintas del titular, ya sean determinadas o indeterminadas.
R. Tratamiento: cualquier operación o complejo de operaciones o procedimientos técnicos, del carácter automatizado o no, que permita recolectar, almacenar, grabar, organizar, elaborar, seleccionar, extraer, confrontar, interconectar, asociar, disociar, comunicar, ceder, intercambiar, transferir, transmitir o cancelar datos o utilizarlos en cualquier otra forma. - Identificación del responsable del Tratamiento de sus Datos Personales
Denominación social: Panameña de Motores, S.A.
Domicilio: Ciudad de Panamá, Panamá.
Dirección: Oficinas administrativas de Excel Panamá, sucursal Los Pueblos.
Teléfono: (507) 3788800
Correo electrónico: dataprivacy@excelautomotriz.com.
Tratamiento de datos personales
EXCEL AUTOMOTRIZ y las demás empresas del grupo empresarial, recolectará, solicitará, consultará, verificará, almacenará, compartirá, enviará, reportará, modificará, transferirá, transmitirá, actualizará, usará y conservará los datos personales de sus grupos de interés, principalmente para el cumplimiento de sus funciones como empresas del sector , empleador, receptor de servicios y para los fines legales y contractuales necesarios para dar cumplimiento a las obligaciones legales, el desarrollo del objeto social de cada una y aquellas inherentes a las relaciones de índole precontractual, contractual y postcontractual de conformidad con las normas que regulen el tratamiento de datos personales; las finalidades del uso de los datos personales, se encuentran indicadas en el siguiente numeral. Se precisa adicionalmente que EXCEL AUTOMOTRIZ realizará tratamiento por medio de herramientas que permitan obtener un resultado automatizado, incluyendo, pero no limitándose a la elaboración de perfiles.
Tratamiento de datos personales
A continuación, se detalla de manera general el ciclo de tratamiento de los datos personales
dentro de la organización:
● Recolección: el tratamiento de la información personal se da para el cumplimiento de los deberes de EXCEL AUTOMOTRIZ como empresa; así mismo bajo el rol de empleador y/o contratante. En todos los casos, la información se solicita de manera directa al titular, salvo en los casos de registro de beneficiarios o ante datos transferidos o transmitidos por terceros con previa autorización del titular de la información.
La información se puede recolectar por medios físicos y/o digitales como: formularios web, formatos físicos, cámaras de videovigilancia, aplicaciones web y móviles, páginas web, redes sociales, entre otros. EXCEL AUTOMOTRIZ hace uso de los datos personales de acuerdo con la normatividad vigente aplicable, cumpliendo con los principios de licitud, libertad y finalidad, por esta razón, el uso de datos se realiza una vez obtenido el consentimiento para el tratamiento de los datos personales, salvo los casos en que se cuente con una base legal para el uso de los datos sin autorización; en todo caso, se informará al titular de los datos, tanto el tratamiento como la finalidad de éstos.
Con respecto a la información que se encuentra en el dominio público y que sea catalogada como dato público o fuente accesible, podrá ser recolectada por EXCEL AUTOMOTRIZ para crear o complementar sus bases de datos. A dicha información se le dará el mismo tratamiento señalado en la presente Política, con las salvedades contenidas en la ley.
– Los datos personales sólo se utilizan sin autorización cuando son necesarios para:
– La ejecución de un contrato en el que el titular de los datos es parte o para la aplicación, a petición de éste, de medidas precontractuales.
– El cumplimiento de una obligación legal aplicable al responsable del tratamiento.
– Proteger los intereses vitales y/o legítimos del interesado o de otra persona física, siempre que sobre dichos intereses no prevalezcan sobre los intereses, derechos y libertades fundamentales del dueño de los datos, en particular cuando éste sea un menor de edad.
– El cumplimiento de una misión realizada en interés público o en el ejercicio de funciones públicas conferidas a EXCEL AUTOMOTRIZ.
● Almacenamiento: la información personal se almacena en servidores propios y de nuestros proveedores, en equipos de cómputo de los responsables de los procesos y/o en archivos físicos, en todos los casos, se han establecido controles de acceso a la información, con las correspondientes medidas de seguridad físicas, técnicas y administrativas, incluidos los servidores externos a cargo de terceros, que pueden estar dentro o fuera del país.
● Supresión: La supresión de la información personal se realiza bajo dos circunstancias, cuando se ha cumplido el ciclo para el cual se solicitaron los datos o en los casos en los que el titular de la información solicite su eliminación, siempre y cuando la ley lo autorice.
Finalidades para el tratamiento de datos personales
8.1. Clientes:
EXCEL AUTOMOTRIZ utilizará los datos personales principalmente para cumplir los acuerdos de servicios o productos pactados con sus clientes incluidas las necesidades de contacto por cualquier medio de comunicación, almacenamiento de la información para temas administrativos y legales, entre otros necesarios para su rol de empresa; sin embargo, podrá utilizar los datos personales de sus clientes para fines distintos a la prestación de sus servicios, como lo son para fines comerciales, sólo si cuenta con su consentimiento expreso y voluntario. Entre las finalidades que podrían solicitarse están:
● Enviar comunicaciones comerciales por cualquier medio físico o electrónico (correo, SMS, MMS, fax, WhatsApp, redes sociales, etc.) sobre productos y/o servicios de EXCEL AUTOMOTRIZ, aliados comerciales y/o estratégicos.
● Transmitir nacional o internacionalmente los datos a un tercero, según la normatividad vigente.
● Realizar investigaciones de mercados, conocimiento del perfil comercial o transaccional del titular de los datos, telemercadeo, elaborar encuestas de satisfacción y entrevistas de opinión.
● Realizar actividades de debida diligencia, prevención de lavado de dinero, blanqueo de capitales, financiamiento del terrorismo y financiamiento de la proliferación de armas de destrucción masiva.
● Compartir, en modo de transferencia, la información personal distinta a la de carácter sensible, con aliados comerciales o estratégicos, a fin de que éstos puedan tratarla para las mismas finalidades autorizadas en la presente Política.
● Elaborar estudios técnicos, estadísticos, encuestas, análisis de tendencias de mercado y en general, cualquier estudio técnico o de campo relacionado con el sector o la prestación de servicios.
● Aplicar procedimientos científicos necesarios a los datos descritos anteriormente, a fin de proporcionar cualquier tipo de score, puntuación o índice con relación al perfil de riesgo del cliente o segmentaciones de productos, aplicación de métodos científicos y/o estadísticos para la determinación de hábitos de consumo, ya sea para el ofrecimiento de productos o servicios o para la elaboración de datos estadísticos.
● Crear bases de datos de acuerdo con las características y perfiles de los titulares de datos personales, según lo dispuesto en la ley.
● Usar sus datos para mejorar la implementación de procesos y la prestación del servicio y/o del producto ofrecido o adquirido.
● Realizar procesos de analítica de datos y big data para una mejor prestación de los servicios y alcanzar los objetivos estratégicos de la organización.
● Realizar la gestión de cartera correspondiente, lo que supone transmitir los datos requeridos para cumplir con el objetivo.
● Las demás finalidades que determine EXCEL AUTOMOTRIZ. en desarrollo de su objeto social, las cuales, en todo caso, serán conforme con la ley y en especial el cumplimiento específico en materia de protección de datos.
8.2. Colaboradores:
● Dar cumplimiento a las obligaciones como empleador (tales como nómina, afiliación y pagos al régimen de la Caja de Seguro Social, actividades de bienestar social, entre otras).
● Tratar datos asociados al estado de salud de los colaboradores, orientados exclusivamente a la prevención de enfermedades o accidentes de origen laboral y común; y cumplir con la normatividad, tanto en materia del monitoreo de actividades como lo establecido en el Reglamento General de Prevención de Riesgos Laborales y Seguridad e Higiene en el Trabajo, y demás contenidos en la legislación panameña.
● Realizar reportes de accidentes de trabajo a las entidades correspondientes, entre ellas el Departamento de Seguridad y Salud en el Trabajo, los cuales pueden incluir la entrega de información personal de tipo sensible. Realizar actividades vinculantes, planes de desarrollo, reconocimiento y pago de beneficios legales y extralegales, envío de comunicaciones internas y externas asociadas al desempeño de actividades laborales.
● Contratar beneficios laborales con terceros tales como (seguro de vida, fondo de empleados, plan exequial, y demás asociados a los beneficios ofrecidos por el empleador).
● Procesamiento de información en diferentes aplicativos tecnológicos instalados en servidores de la compañía o en la nube, asociados a las funciones laborales del colaborador.
● Tratar los datos con el objetivo de procurar que el servicio de vigilancia y seguridad en las instalaciones físicas de EXCEL AUTOMOTRIZ, se preste de manera eficiente y con facilidad de acceso a la información que se requiera.
● Tratar los datos para facilitar la ejecución de procesos judiciales, administrativos y disciplinarios internos o externos, tanto en etapa previa, durante y posterior.
● Realizar actividades relacionadas para prevenir y controlar el lavado de activos y la financiación del terrorismo y el financiamiento a la proliferación de armas de destrucción masiva.
● Realizar actividades para fines recreativos, publicitarios, de concursos, sorteos o cualquier dinámica interna que promueva el bienestar social de los colaboradores.
● Realizar exámenes médicos periódicos y de retiro; y conocer los conceptos de aptitud emitidos. EXCEL AUTOMOTRIZ podrá conocer datos de identificación y ubicación del núcleo familiar o terceros, aportados por el colaborador; los cuales serán usados únicamente para cumplir los deberes legales como empleador.
8.3. Candidatos en los procesos de selección:
● Administrar la información de los procesos de selección y vinculación de personal, incluyendo la evaluación, consulta en bases de datos autorizadas y calificación de los participantes y la verificación de referencias laborales y personales, directamente o a través de terceros.
● Contactar por los diferentes canales de comunicación, para informarle el estado de su proceso de selección.
8.4. Contratistas:
● Administrar la información de los procesos de selección y vinculación de contratistas, incluyendo la evaluación, consulta en bases de datos autorizadas y calificación de los participantes y la verificación de aptitud médica, certificados de capacitación, pagos de aportes a la Caja de Seguro Social, directamente o a través de terceros a fin de autorizar la ejecución de actividades en las instalaciones, para cumplir con requerimientos legales de Seguridad y Salud en el Trabajo. Así mismo validar el cumplimiento de lo establecido en el Reglamento General de Prevención de Riesgos Laborales y Seguridad e Higiene en el Trabajo.
● Recibir información sobre el estado de salud, a través de reportes emitidos por las entidades correspondientes.
● Gestionar adecuadamente la relación contractual existente.
● Gestionar todos los procesos administrativos, en materia de administración de contratistas, incluidas la gestión de los datos para efectuar los procesos de pagos de facturas cuando hubiere lugar a ello, cuentas de cobro presentadas y demás acciones que se encuentren a nuestro cargo.
8.5. Proveedores:
● Gestionar adecuadamente la relación contractual existente.
● Gestionar todos los procesos administrativos, en materia de administración de proveedores y prestadores de servicios de salud.
● Dar cumplimiento a las obligaciones en calidad de contratante.
● Transferir y/o transmitir nacional o internacionalmente los datos a un tercero en todo caso, atendiendo lo dispuesto en la normatividad que regule el tratamiento de datos personales.
● Registrar la información personal en aplicativos propios o de terceros para gestión y control del vínculo contractual.
● Gestionar los datos para efectuar los procesos de pagos de facturas electrónicas cuando hubiere lugar a ello, cuentas de cobro presentadas y demás acciones que se encuentren a nuestro cargo.
● Desarrollar y aplicar procesos de selección, evaluación, elaboración de respuestas a una solicitud de información, elaborar solicitudes de cotización y propuesta, y/o adjudicación de contratos.
● Establecer controles de acceso a la infraestructura lógica o física, cuando el servicio contratado lo requiera.
● Validar el cumplimiento de lo establecido en el Reglamento General de Prevención de Riesgos Laborales y Seguridad e Higiene en el Trabajo
8.6. Usuarios canales de atención (App, Chatbot, Líneas telefónicas, entre otros):
Los datos personales recogidos a través de formularios, cookies, aplicaciones móviles, sitios web, redes sociales, datos recopilados automáticamente con el uso de un servicio o producto a través de transacciones, dirección IP, datos de ubicación recolectados por aplicaciones web o móviles, serán usados para:
● El correcto funcionamiento del canal atención por el cual se recolecta la información.
● Dar respuesta a las peticiones, solicitudes y/o reclamos presentados y guardar trazabilidad sobre la misma.
● Gestión de eventos de fraudes o reclamaciones sobre el procesamiento de transacciones.
● Monitorear la calidad de nuestros servicios.
● Otras finalidades requeridas por la organización, debidamente autorizadas por el titular.
Los datos personales biométricos recolectados a través de llamadas telefónicas serán usados para:
● Guardar evidencia de la llamada con fines de calidad y monitoreo.
8.7. Referidos y prospectos de clientes:
● Contactar con la finalidad de brindar información sobre los productos y/o servicios de EXCEL AUTOMOTRIZ.
● Enviar comunicaciones comerciales por cualquier medio físico o electrónico (correo, SMS, MMS, fax, redes sociales, WhatsApp, etc.) sobre productos o servicios propios, de aliados comerciales y/o estratégicos.
● Transferir y/o transmitir nacional o internacionalmente los datos a un tercero, según la normatividad vigente.
La información personal de los referidos será recolectada directamente del titular, por parte de EXCEL AUTOMOTRIZ o sus custodios. En caso de que no sea así, en el primer contacto se le debe informar al titular del dato personal el tratamiento y se requerirá su autorización.
9.Tratamiento de datos personales sensibles
Los datos personales sensibles no serán solicitados o recibidos a través de herramientas de difusión masiva, mensajería instantánea o redes sociales, salvo que se pueda garantizar la confidencialidad de la información, de igual manera, la autorización sobre datos sensibles debe ser explícita, clara y previa. Con respecto a las conductas inequívocas, las mismas no serán tomadas como autorización, salvo aquellos datos personales recolectados a través de circuitos de video vigilancia, debidamente informados al titular. Teniendo en cuenta que la falta de autorización para el uso de los datos personales no condiciona la entrega de los servicios, se ratifica que los titulares de la información son libres de autorizar o impedir el uso de sus datos; por parte de EXCEL AUTOMOTRIZ solo se hará uso de los datos personales sensibles sin autorización previa del titular cuando el tratamiento:
● Sea necesario para salvaguardar la vida y derechos del titular y que éste se encuentre física o jurídicamente incapacitado. Siempre que se pueda, se buscará la autorización por parte de sus representantes legales.
● Sea necesario para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
● Tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En estos casos se adoptarán las medidas necesarias para proteger la identidad del titular.
10.Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes
EXCEL AUTOMOTRIZ tratará los datos de menores de edad con previa autorización del padre, acudiente o representante legal, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública y cuando dicho tratamiento responda y respete el interés superior y los derechos fundamentales de los niños, niñas y adolescentes.
EXCEL AUTOMOTRIZ no usará los datos de menores de edad para fines de mercadeo, ni se incluirán para custodia en bases de datos que cuenten con dicha finalidad. Cuando el(la) menor lo soliciten, se tendrá en cuenta su opinión y voluntad de ejercer sus derechos o autorizar el tratamiento de sus datos, para lo cual, se valorará la madurez, autonomía y capacidad del (la) menor para entender la política.
11.Tratamiento de datos personales servicios de videovigilancia
EXCEL AUTOMOTRIZ utiliza diversos medios de videovigilancia instalados en diferentes sitios internos y externos de las instalaciones u oficinas, EXCEL AUTOMOTRIZ informa sobre la existencia de estos mecanismos mediante la difusión en sitios visibles de anuncios de videovigilancia.
La información recolectada se utilizará para fines de seguridad de las personas, los bienes e instalaciones. Esta información puede ser empleada como prueba en cualquier tipo de proceso ante cualquier tipo de autoridad y/o organización, sin que la falta de una autorización expresa por parte del titular de la información ante cada una de las cámaras de videovigilancia, sea un impedimento.
12.Derechos de los titulares de información
EXCEL AUTOMOTRIZ garantizará que a todos los titulares de la información se les permita el ejercicio de sus derechos, que son:
● Derecho de acceso: permite al titular obtener sus datos personales que se encuentran almacenados o sujetos a tratamiento en bases de datos de instituciones públicas o privadas, además de conocer el origen y la finalidad para la cual fueron recolectados. Así mismo, le permite conocer. Así mismo le permite conocer si se están tratando o no sus datos de carácter personal, obtener copia de los datos que son objeto de tratamiento, conocer cuáles los fines del tratamiento de datos, conocer las categorías de datos personales que se tratan, cuáles son los destinatarios a los que se les comparte o compartirá la información personal, plazo de conservación, la existencia de decisiones automatizadas, cómo se obtuvieron los datos personales y el derecho al ejercicio de rectificación o cancelación de los datos personales.
● Derecho de rectificación: le permite al titular solicitar la rectificación de los datos personales incorrectos, irrelevantes, falsos, impertinentes, inexactos o incompletos que reposen en las bases de datos de EXCEL AUTOMOTRIZ que le concierne. EXCEL AUTOMOTRIZ garantizará que el titular de la información podrá obtener, sin ningún tipo de demora, la rectificación de sus datos personales. Así mismo, podrá solicitar la actualización de sus datos personales. EXCEL AUTOMOTRIZ garantizará que la actualización se vea reflejada en todas las bases de datos y/o archivos de la organización y encargados del tratamiento de los datos personales.
● Derecho de cancelación: permite al titular solicitar la eliminación de sus datos personales incorrectos, irrelevantes, incompletos, desfasados, inexactos, falsos o impertinentes. Cuando el titular ejercite el derecho deberá indicar en su solicitud a que datos se refiere y cuando sea necesario deberá acompañar la documentación que sustente la cancelación.
● Derecho de oposición o revocación: permite al titular, por motivos fundados y legítimos relacionados con una situación especial, negarse a proporcionar sus datos personales o a que sean objeto de determinado tratamiento, así como a revocar su consentimiento. El derecho de revocación no será aplicable para aquellos datos y fines necesarios para el cumplimiento de deberes legales y/o contractuales.
● Derecho de portabilidad: derecho que tiene el titular del dato a obtener o recibir los datos personales que le incumben, en un formato estructurado, genérico, de uso común y lectura mecánica, bien para reutilizarlos para sí mismo, o para transmitirlos a otro responsable del tratamiento, sin que el responsable pueda impedirlo. Lo anterior, cuando sea técnicamente posible, por medios seguros e interoperables. Son condiciones para el ejercicio de este derecho
A. Que los datos los haya suministrado directamente el titular al responsable.
B. Que el tratamiento esté basado en el consentimiento o en un contrato.
C. Que sea un volumen relevante de datos y el tratamiento se efectúe por medios automatizados. Sin perjuicio de lo anterior, el ejercicio de estos derechos estará sujeto a las restricciones establecidas en la normatividad aplicable.
13.Procedimiento para la atención de ejercicios de derechos
A continuación, se presentan los procedimientos para la atención de ejercicios de derechos. Para su correcta gestión, los titulares de la información deben tener en cuenta lo siguiente:
● Solo el titular de la información personal, previa acreditación de su identidad podrá solicitar el ejercicio de sus derechos.
● Los (as) personas físicas o jurídicas que han sucedido o sustituido a otra, representante y/o apoderado(a) del titular de la información, podrán ejercer los derechos del titular si acreditan la autorización o derecho legal.
● Todo ejercicio de derecho debe tener la siguiente información básica:
o Nombres y apellidos del titular.
o Número de identificación del titular.
o Datos de localización del titular.
o Descripción de los hechos que dan lugar a la consulta o reclamo.
o Documentos que considere soportan la consulta o reclamo.
o Medio por el cual desea recibir respuesta.
o Nombre de quien realiza la petición, el cual, si es diferente al titular, debe adjuntar los documentos que le permitan actuar en su nombre.
o Firma de quien realiza la petición.
13.1. Canales de atención:
● Canal correo electrónico: dataprivacy@excelautomotriz.com
● Canal para colaboradores: Los colaboradores, en su calidad de titulares de los datos personales, podrán gestionar sus consultas o reclamos a través del área de Recursos Humanos de EXCEL AUTOMOTRIZ.
● Central telefónica: o 378-8800
● Páginas web: o www.excelautomotriz.com
13.2. Lineamientos para la gestión de derechos:
● Los ejercicios de derechos serán atendidos en un término máximo de 10 días hábiles contados a partir de la fecha de presentación de la solicitud.
● Los titulares, personas físicas o jurídicas que han sucedido o sustituido a otra o sus intermediarios debidamente autorizados, podrán presentar un reclamo en los casos en los que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley. El reclamo se debe presentar a través de los canales habilitados.
● Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al titular o sus intermediarios a la mayor brevedad posible para que se complete y subsane su petición.
● Si transcurren 2 días desde la fecha del requerimiento sin que el titular haya dado respuesta, se entenderá desistida la solicitud.
● Si el reclamo es recibido de manera completa o se ha completado posteriormente, se incluirá, una leyenda en la base de datos que indique “reclamo en trámite”.
a.Procedimiento para solicitar la rectificación y actualización de datos
● Toda solicitud de rectificación, actualización o supresión debe hacerse a través del correo dataprivacy@excelautomotriz.com. Las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales deben indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que avale su petición.
● EXCEL AUTOMOTRIZ realizará voluntariamente la actualización de los datos a través de medios electrónicos u otros que considere pertinentes, a fin de garantizar que la información que reposa en sus bases de datos esté actualizada.
● EXCEL AUTOMOTRIZ tendrá 5 días hábiles siguientes al recibo de la solicitud, a efectos de cumplir con la modificación.
b. Para solicitar la cancelación de datos
La cancelación de los datos personales podrá ser solicitada cuando:
● Los datos personales ya no sean necesarios en relación con los fines para los que fueron recogidos o tratados de otro modo.
● El interesado retire el consentimiento en que se basa el tratamiento y este no se base en otro fundamento jurídico.
● El interesado se oponga al tratamiento y prevalezcan otros motivos legítimos para el tratamiento.
● Los datos personales hayan sido tratados ilícitamente.
● Los datos personales deban suprimirse para el cumplimiento de una obligación legal que se aplique al responsable del tratamiento.
● Cuando la operación con el potencial cliente no llegara a perfeccionarse o concluirse.
● Cuando se haya culminado o cumplido la relación contractual con el cliente y haya transcurrido el plazo legal para su conservación según lo establecen las leyes y regulaciones vigentes.
El derecho de cancelación no es absoluto, por lo que se negará cuando:
● La persona tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
● Por razones de interés público en el ámbito de la salud pública.
● Con fines de archivo en interés público, fines de investigación científica o histórica o fines estadísticos, en la medida en la que el derecho de cancelación pudiera hacer imposible u obstaculizar gravemente el logro de los objetivos de dicho tratamiento.
● Para la formulación, el ejercicio o la defensa de reclamaciones.
● Cuando deban ser conservados o tratados por el cumplimiento de una disposición bancaria u otra disposición legal.
● Cuando transcurrido el plazo legal para su conservación, medie un interés legítimo de EXCEL AUTOMOTRIZ para su conservación;
● Cuando se configure alguna de las limitaciones establecidas en la normativa aplicable.
● Cuando la cancelación haya sido previamente realizada.
c. Para solicitar la oposición o revocatoria de la autorización
● Las personas dueñas de los datos personales pueden revocar el consentimiento para el uso de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual.
● Se podrá revocar la totalidad de las finalidades o solicitar la oposición o revocación sobre determinadas finalidades o datos; por ejemplo, para fines comerciales o de mercadeo. El responsable dejará de tratar los datos, salvo que acredite motivos legítimos imperiosos para el tratamiento, que prevalezcan sobre los intereses, derechos y libertades del interesado o para la formulación, ejercicio o la defensa de reclamaciones.
d. Limitaciones al ejercicio de los derechos:
● Cuando el tratamiento sea necesario para el cumplimiento de un objetivo de interés público.
● Cuando el tratamiento impida o entorpezca el debido trámite dentro de un proceso administrativo o judicial o por seguridad del Estado.
● Cuando sea necesario para el ejercicio de las funciones propias de las autoridades públicas.
● Cuando sea solicitado por las autoridades judiciales competentes para el aseguramiento del cumplimiento de la ley, con las condiciones previstas en la Ley 81 de 2019.
● Cuando el responsable del tratamiento acredite tener motivos legítimos para que el tratamiento prevalezca sobre los derechos, intereses y libertades del titular.
● Cuando el tratamiento sea necesario para el cumplimiento de la ley.
● Cuando los datos personales sean necesarios para el mantenimiento o cumplimiento de una relación jurídica o contractual.
14. Transferencia nacional e internacional de datos personales
Cuando se envíen o transfieran será necesario contar con la autorización del titular de la información que se va a transferir; salvo que la ley diga lo contrario, dicha autorización es también prerrequisito para efectuar la circulación internacional de datos. En este sentido, antes de enviar datos personales a responsables del tratamiento ubicados en Panamá u otro país, se verificará que se cuenta con la autorización previa, expresa e inequívoca del titular que permita trasmitir sus datos personales. No se solicitará autorización para la transferencia internacional de datos cuando se presente alguna de las excepciones previstas en la ley.
15.Transmisión internacional y nacional de datos a custodios
Cuando EXCEL AUTOMOTRIZ desee enviar o transmitir datos a uno o varios custodios ubicados dentro o fuera del territorio panameño, deberá establecer mediante cláusulas contractuales o a través de un contrato de transmisión de datos personales, lo siguiente:
● Los alcances del tratamiento.
● Las actividades que el encargado realizará en nombre de EXCEL AUTOMOTRIZ.
● Las obligaciones que debe cumplir el custodio respecto del titular del dato y de EXCEL AUTOMOTRIZ.
● La obligación del custodio de dar cumplimiento a las obligaciones como responsable de los datos, observando la presente política.
● El deber del custodio de tratar los datos de acuerdo con la finalidad autorizada para estos, observando los principios establecidos en la ley panameña y la presente política.
● La obligación del custodio de proteger adecuadamente los datos personales y las bases de datos, así como de guardar confidencialidad respecto del tratamiento de los datos transmitidos. Lo anterior supone, la prohibición de transferir los datos recibidos.
● La eliminación, devolución o comunicación de los datos al responsable
16. Responsabilidad demostrada frente al tratamiento de datos personales
EXCEL AUTOMOTRIZ adoptará las medidas necesarias para, de ser necesario, demostrar ante el regulador que ha implementado medidas apropiadas y efectivas para cumplir con sus obligaciones legales en todo lo relacionado con el tratamiento de datos personales.
17. Conservación de datos personales
EXCEL AUTOMOTRIZ conservará los datos personales durante el tiempo que disponga los marcos legales aplicables. Una vez extinguido el plazo legal de conservación de los datos personales, EXCEL AUTOMOTRIZ no transferirá ni comunicará los mencionados datos dentro del periodo de 7 años establecido en la Ley 81 de 2019, salvo que el titular del dato solicite lo contrario.
18. Destinatarios de los datos personales
EXCEL AUTOMOTRIZ realizará la remisión de los datos personales que a los terceros que
le permitan prestar sus servicios conforme la ley y el cumplimiento del objeto social.
19. Datos de contacto del Oficial de Protección de Datos
Correo electrónico: dataprivacy@excelautomotriz.com
Teléfono: 378-8800
20. Entrada en vigencia y plazo
La presente Política para el Tratamiento de Datos Personales rige a partir del 20 de julio del 2023 y reemplaza las versiones previas. Las bases de datos en las que se registrarán los datos personales tendrán vigencia mientras no se solicite su supresión por el interesado y siempre que no exista un deber legal de conservarlos. Ante el incumplimiento de la presente política, se puede presentar una queja a la ANTAI.
21. Histórico de control de cambios
| Fecha | Descripción | Versión |
| 20/07/2023 | Creación de la política | 1 |